Retornos
Todos os retornos das últimas arrumações, em forma de quadro.
O que nos pediram e o que ficou na empresa
Recolhidos na reunião de encerramento, publicados com autorização.
| Quem | O que pediu | O que ficou na empresa |
|---|---|---|
Nelson Q. distribuidora de materiais | Saber quantos contratos existiam de verdade | Relação com quarenta e sete linhas, sete delas vencidas havia mais de um ano |
Aparecida Z. clínica de fisioterapia | Cláusula de dados para os contratos de convênio | Texto-padrão aprovado pela direção e usado em três renovações seguidas |
Roberto Y. empresa de segurança patrimonial | Parar de descobrir vencimento em cima da hora | Calendário com aviso de sessenta dias e responsável por cada contrato |
Vanessa X. gráfica de médio porte | Organizar anexos que ninguém encontrava | Anexos numerados, referenciados no corpo do contrato e guardados juntos |
Alceu W. rede de lavanderias | Definir quem pode assinar o quê | Quadro de alçadas em uma página e procurações renovadas no mesmo mês |
Denise V. agência de viagens | Saber o que acontece quando um contrato acaba | Lista de conferência de encerramento com devolução e descarte registrados |
Hamilton U. indústria de plásticos | Padronizar a leitura antes de assinar | Roteiro de leitura em dez pontos usado pelo comercial e pelo financeiro |
Carmem T. escola de música | Guardar contratos antigos sem ocupar a sala inteira | Tabela de prazos de guarda e rotina de descarte com ata assinada |
O que perguntam antes de abrir a gaveta
As dúvidas que aparecem logo na primeira conversa, respondidas sem rodeio.
Vocês substituem o nosso advogado?
Não, e o trabalho é justamente o contrário: entregamos a relação organizada, a marcação do que trata de dados e as minutas de partida. Quem valida o texto jurídico é o advogado da casa, com muito menos tempo gasto em procurar papel.
E se não acharmos alguns originais?
É frequente. A linha entra na relação com a observação de que só existe cópia, e isso vira uma pendência com prazo para resolver junto à outra parte.
Quantos contratos vocês conseguem ler?
Na arrumação completa lemos o acervo inteiro com marcação. Acervos muito grandes são divididos por fase, começando pelos que vencem primeiro.
Quem participa pela nossa parte?
Uma pessoa de contato, quem cuida do arquivo e alguém do comercial e do financeiro. A direção entra na abertura e na entrega.
Isso serve para contrato de trabalho também?
A relação e o calendário sim. A parte de dados pessoais de funcionário é tratada junto com a área de pessoal, porque o material vive em outro arquivo.
Depois da entrega a relação envelhece de novo?
Envelhece se ninguém mantiver. Por isso cada linha sai com responsável, e no formato de plantão a relação é revista a cada trimestre.
- Relação de contratos viva
- Padrão de cláusulas
- Calendário de vencimentos
Quantos contratos a sua empresa tem em vigor neste momento
Se ninguém souber responder em dois minutos, a leitura da gaveta já compensa. Ela começa por uma contagem e termina em uma planilha que qualquer pessoa da casa consegue ler.
Pedir a leitura da gaveta